ด้วยสถานการณ์แพร่ระบาดของโรคไวรัส COVID-19 ตอนนี้ คงไม่ต้องบอกว่าทำให้ทุกคน panic ที่จะออกไปนอกบ้านขนาดไหน

ไวรัสก็กลัว แต่งานก็ต้องออกไปทำ หลายออฟฟิศจึงเริ่มออกนโยบาย Work from home ให้พนักงานทำงานที่บ้านได้ ซึ่งจริงๆ การทำงานที่บ้านไม่ใช่เรื่องใหม่ มีงานศึกษาที่ตีพิมพ์ในวารสาร Quarterly Journal of Economics พบว่า การ Work from home ช่วยให้การทำงาน Productive มากกว่าปกติถึง 13 เปอร์เซ็นต์!

แต่การ Work from home ให้มีประสิทธิภาพสำหรับบางออฟฟิศก็ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะต้องอาศัยทั้งความรับผิดชอบของพนักงานเอง และที่สำคัญคือเครื่องมือดิจิทัลล้ำๆ ที่จะช่วยให้การทำงานราบรื่น ไม่ต่างจากการทำงานในออฟฟิศ ซึ่งถ้าพูดถึงตอนนี้ก็ไม่ต้องไปหาเครื่องมืออะไรให้สิ้นเปลือง เพราะแอปพลิเคชัน LINE ในมือถือที่ทุกคนใช้คุยกันอยู่ทุกวันนี้ ได้รับการพัฒนาและออกแบบมาเพื่อการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจริงๆ

ลองไปดูเทคนิคง่ายๆ ที่ช่วยให้การทำงานแบบ Work from home ของมนุษย์ออฟฟิศมีประสิทธิภาพมากขึ้น และ LINE จะช่วยให้การทำงานดีขึ้นในสถานการณ์แบบนี้ได้อย่างไร

ใช้ฟีเจอร์ฟรีให้ครบแบบคุ้มๆ

แรกเริ่มเดิมที LINE เกิดขึ้นมาเพื่อช่วยให้การสื่อสารผ่านโลกออนไลน์ง่ายมากขึ้น เมื่อปรับเปลี่ยนมาใช้สื่อสารขณะทำงานก็ยิ่งง่ายขึ้นไปอีก อย่างเช่นถ้าหากมีเรื่องไม่ด่วนก็ทักผ่าน LINE Chat ก่อนได้ หรืออยากจะคุยงานแบบหลายคนในแผนก ก็สามารถสร้าง LINE Group Chat กลุ่มแชทไว้คุยแบบกลุ่ม ซึ่งรองรับได้สูงสุด 500 คนต่อกรุ๊ปเลยทีเดียว มากันทั้งบริษัทก็ยังได้

นอกจากนั้นการใช้ LINE Call ในรูปแบบเสียงและวิดีโอก็สะดวกสบายสุดๆ โดยประชุมได้สูงสุดครั้งละ 200 คน แถมยังสามารถทำ LIVE สด ช่วยให้การนำเสนองานผ่าน Group VDO call ง่ายขึ้น โดยทุกคนในกรุ๊ปสามารถคอมเมนต์ แสดงความคิดเห็น ระหว่างที่มีสมาชิกในกลุ่ม LIVE อยู่ได้ เรียกว่าประชุมอยู่บ้านก็เหมือนมาประชุมที่ออฟฟิศ

เรื่องการรับส่งเอกสารก็ไม่ต้องกังวล เพราะ LINE มีฟีเจอร์ Drag & Drop Files Transfer ใช้งานง่าย แค่ลากแล้วปล่อย ไฟล์เอกสารๆ ต่างก็ไปถึงเพื่อนร่วมงานได้ทันที ไม่ต้องเปิดอีเมลให้วุ่นวาย แถมรับส่งไฟล์สูงสุดวันละ 1 GB ได้แบบไม่มีสะดุดอีกด้วย

หรือถ้าส่งไปแล้วยังไม่สะดวกเปิด กลัวไฟล์จะหมดอายุ LINE ยังสามารถเก็บไฟล์สำคัญไว้ในฟีเจอร์ Keep ทั้งไฟล์เอกสาร ไฟล์รูป ไฟล์วิดีโอ ได้สูงสุดถึง 1 GB หรือจะเก็บเป็นข้อความหรือรูปภาพก็สามารถเก็บใน Notes หรือ Album ได้ตลอดเวลา ไม่มีหมดอายุเช่นกัน

ส่วนการรับส่งไฟล์ขนาดใหญ่ ก็สบายสุดๆ ด้วยฟีเจอร์ Scan QR เพื่อแสกน QR Code ทันทีโดยไม่ต้องยกโทรศัพท์ หรือใครไม่สะดวกพิมพ์ ก็ยังมีฟีเจอร์ Scan Text ที่เปลี่ยนข้อความในกระดาษ หนังสือ หรือเอกสารให้กลายเป็น text สามารถ Copy ไปใช้ต่อได้ทันที ไม่ต้องพิมพ์ให้เสียเวลา

เมื่อถึงเวลาต้องประชุม อยากจะแบ่งปันเอกสารหรือสไลด์พรีเซ็นต์ให้เพื่อนร่วมงานดู ก็มีฟีเจอร์ Screen Sharing during Group VDO call ที่สามารถแชร์หน้าจอให้เห็นไฟล์งานไปพร้อมๆ กันได้ด้วย

สร้างออฟฟิศเสมือนจริง

หลังจากที่เรียนรู้การใช้ฟีเจอร์ล้ำๆ ไปแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการเปลี่ยนบรรยากาศภายในบ้านอันแสนคุ้นเคย ให้กลายเป็นพื้นที่ทำงานจริงๆ อย่างเช่นการจัดโต๊ะ อยู่ในพื้นที่ที่ปราศจากสิ่งรบกวน แล้วกำหนดกรอบเวลาทำงาน มีเวลาเริ่มต้น พักกลางวัน และเลิกงานที่ชัดเจน จะช่วยเพิ่มแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น ไม่รู้สึกขี้เกียจเหมือนอยู่บ้านจริงๆ นั่นเอง ที่สำคัญอย่าลืมบอกคนที่บ้านว่า เรากำลังอยู่ในเวลางาน หากมีธุระด่วนอันใดให้ ‘ไลน์ทิ้งไว้’ ได้เลย

หลังจากเคลียร์บรรยากาศเรียบร้อย ก็เข้าสู่โหมดเตรียมเครื่องมือ ทั้งคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน สมุดจด ปากกา ฯลฯ และที่ขาดไม่ได้คือสัญญาณอินเทอร์เน็ตแรงๆ ที่ช่วยให้การทำงานไหลลื่น หลายคนอาจจะยังไม่รู้ว่าสามารถใช้ LINE บนคอมพิวเตอร์ได้ด้วย เพียงแค่ดาวน์โหลดแอปฯ LINE และใช้ LINE ID และ พาสเวิร์ดเดียวกันกับที่ใช้ในมือถือ ก็สามารถใช้งานได้แล้ว หลังจากล็อคอินเรียบร้อยก็พร้อมสู่โหมดการทำงานแบบจริงจัง ไม่พลาดทุกการติดต่อกับเพื่อนร่วมงานแล้ว

ไม่ลืม 3 กฎเหล็ก เมื่อต้อง Work from Home

แม้ว่าการ Work from Home จะมีประโยชน์มากๆ ในสถานการณ์ที่ทุกคนต้องลี้ภัยจากการติดเชื้อไวรัสอยู่ที่บ้าน แต่ก็มีข้อเสียคือขาดการติดต่อสื่อสารกันแบบ face to face ที่มีในออฟฟิศ ใครอู้ ใครขยันก็ไม่เห็น เพราะฉะนั้นในเมื่อมีเครื่องมือล้ำๆ อย่าง LINE แล้วก็ต้องใช้ควบคู่ไปกับกฎเหล็ก 3 ข้อต่อไปนี้ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. อัพเดตหัวหน้า ถึงความคืบหน้าของงานในแต่ละวัน

เพื่อให้รู้ว่าแต่ละคนยังทำหน้าที่ของตัวเองได้เช่นเดิม และหัวหน้าเองก็ต้องฟีดแบ็กคนในทีมอย่างต่อเนื่องเช่นกัน

2. จัดลำดับความสำคัญของงาน และจัดสรรเวลาให้เหมาะสม

จำไว้เสมอว่าการทำงานที่บ้านก็เหมือนกับการทำงานที่ออฟฟิศ เพราะฉะนั้นจึงต้องมีการจัดระเบียบของงาน งานไหนสำคัญก่อนหลัง รวมทั้งแบ่งเวลางานและพักผ่อนอย่างชัดเจน ขยันเกินเบอร์หรือขี้เกียจเกินไปก็ไม่ดีทั้งนั้น

3. สื่อสารกับทีมเป็นระยะ อัพเดตความคืบหน้าของงาน ใช้ LINE ผ่านคอมฯ ช่วยให้สื่อสารไม่มีสะดุด

นอกจากการสื่อสารกับหัวหน้าแล้ว การสื่อสารในทีมก็สำคัญ จะพักกินข้าวหรือกำลังปั่นงานก็ควรอัพเดตให้เพื่อนทราบ เผื่อมีงานด่วนจะได้รับรู้กันก่อน และไหนๆ ก็ต้องนั่งทำงานหน้าคอมฯ อยู่แล้ว ลองใช้ LINE ผ่านคอมเพื่ออัพเดตงาน จะช่วยให้โฟกัสกับงานได้มากขึ้น ไม่ต้องหยิบสมาร์ทโฟนขึ้นมาเช็กบ่อยๆ

สุดท้าย เครื่องมือจะมีประสิทธิภาพสูงสุดจำเป็นต้องอัพเดตตลอดเวลา อย่าลืมอัพเดต LINE เป็นเวอร์ชั่น 5.23 การ Work from Home ก็เป็นเรื่องง่ายดาย งานเดิน สุขภาพดี ปลอดภัยจาก COVID-19 แน่นอน