เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่ายิ่งของทุกคน
ทุกคนได้รับทรัพยากรเวลาเท่ากัน หากแต่ละคนได้ใช้เวลาให้เกิดคุณค่าแก่ตนเองไม่เท่ากัน ในหนึ่งวัน หนึ่งชั่วโมง บางคนได้ใช้เวลาให้เกิดประโยชน์เป็นเงินล้าน บางคนได้เป็นเงินพัน บางคนสร้างความรู้ให้ตนเองได้เต็มอิ่ม บางคนไม่ได้อะไรเลย เหล่านี้เป็นเรื่องของการบริหารจัดการของแต่ละคนที่จะใช้เวลาที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ในส่วนของผู้เขียนที่ได้ปฏิบัติงานในฐานะหัวหน้าหน่วยงาน มีการงานที่จะต้องปฏิบัติค่อนข้างมาก มีสังคมที่จะต้องดูแลอยู่ไม่น้อยได้ใช้ประสบการณ์ในการบริหารเวลาให้เกิดคุณค่าแก่ภารกิจหน้าที่ สังคม บุคคลแวดล้อม และตนเองให้อยู่ได้มีความสุขในระดับหนึ่ง ซึ่งจะได้นำเสนอเป็นการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ ผู้เขียนมีความเชื่อเกี่ยวกับการบริหารจัดการเวลาให้เกิดคุณค่าว่าน่าจะได้ยึดถือหลักการเบื้องต้น 3 ประการ คือ
1.หลักของความสมดุล
2.หลักของความยืดหยุ่น
3.หลักของความสำเร็จ
จากหลักการที่กล่าวมาข้างต้นพอที่จะกำหนดเป็นวิธีการบริหารจัดการเวลาให้เกิดคุณประโยชน์สูงสุดได้ ดังนี้
1. จัดลำดับความสำคัญของงานว่างานอะไรมีความสำคัญกว่ากัน เพราะมีบางงานที่ด่วนแต่มีความสำคัญน้อยก็เป็นได้ งานที่ไม่สำเร็จในเวลาที่กำหนดจะก่อให้เกิดความเสียหายเป็นวงกว้างหรือเสียหายระยะยาว หรืองานที่ทำแล้วจะได้ผลในวงกว้างหรือได้ผลในระยะยาวกว่า เป็นต้น ต้องทำก่อน
2. จัดความสัมพันธ์ของงาน และเวลาให้สอดคล้องกัน จะทำให้ใช้เวลาได้ประโยชน์มากกว่า เช่น งานที่จะต้องใช้ความคิดและสมาธิ อาจจะใช้เวลาหลับตอนค่ำแล้วตื่นขึ้นมาทำตอนดึก ก็น่าจะดีกว่า เป็นต้น
3. จัดทำปฏิทินปฏิบัติงาน เป็นการรวบรวมภารกิจว่าจะมีงานอะไรบ้าง เมื่อไร เพื่อจะได้ปฏิบัติงานได้เมื่อถึงเวลา ไม่ผิดนัด เสียงาน และมีเวลาเตรียมการสำหรับปฏิบัติงานดังกล่าวได้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น
4. จัดจำแนกงานว่ามีอะไรที่สามารถให้บุคคลอื่นทำแทนได้บ้าง ให้เขาไปทำให้จะช่วยให้การงานตกอยู่ที่เราลดน้อยลงไปได้ และความสำเร็จของงานก็จะได้มีจำนวนเพิ่มขึ้นด้วย ให้พยายามฝึกมอบหมายงานเข้าไว้จะได้ชินงานมากกว่า
5. จัดวางแผนเส้นทางการทำงานให้เป็นระบบ เช่น สัปดาห์นี้จะล่องใต้ ก็จัดเตรียมการงานที่จะไปประสานทางใต้หลายๆ เรื่องไว้ในคราวเดียวกัน เป็นต้น
6. จัดทำตารางการทำงาน เป็นการกำหนดภารกิจและเวลาของการทำงานว่าจะทำอะไรบ้าง ช่วงไหนจะทำให้งานไม่ขาดตอน สามารถวางแผน ระดมทรัพยากรมาทำงานให้ได้ตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ได้ดีอีกวิธีหนึ่ง โดยเฉพาะงานโครงการใหญ่ๆ ที่มีหลายกิจกรรมซ้อนๆ กัน
7. จัดมอบอำนาจการตัดสินใจ เป็นวิธีการหนึ่งที่ช่วยให้งานไม่เข้ามาที่เรามากนัก โดยกำหนดภารกิจให้ผู้รับมอบหมายได้ตัดสินใจแทนเราในระดับหนึ่งจะเป็นผลต่อเนื่องให้เขามีความรู้สึกรับผิดชอบในงานยิ่งขึ้น
จากที่กล่าวมานี้พอที่จะมองเห็นได้ว่าเวลามีจำนวนจำกัด การที่คนเราจะใช้ไปให้คุ้มค่าเกิดประโยชน์กับเรามากเท่าไรนั้น การจัดการย่อมเป็นสิ่งสำคัญหลักและวิธีการที่นำมาเสนอเชื่อว่าพอที่จะทำให้ท่านมองเห็นภาพในระดับหนึ่ง สิ่งที่สำคัญคือ จะต้องให้มีความสมดุลทั้งงาน สังคม และส่วนตัวจึงจะดีที่สุด กล่าวคือ การทำงานของคนจะต้องประกอบด้วยสามส่วน คือ ด้านการทำงาน ด้านบุคคล สังคม และด้านส่วนตัว การจัดการเวลา จะต้องให้มีความสมดุลกันทั้งสามส่วนจึงจะไปได้ดี หมายความว่าการจัดการเรื่องเวลาให้กับแต่ละด้านหรือแต่ละเรื่องจะต้องให้มีความยืดหยุ่นได้บ้างในบางโอกาส มิฉะนั้นจะก่อให้เกิดความเครียดในการปฏิบัติ เช่น วางแผนเรื่องที่จะต้องบรรยายให้ได้แล้วเสร็จภายใน 30 นาที แต่เมื่อบรรยาแล้ว ข้อสรุป ความยังไม่กระชับก็ควรที่จะต่อได้บ้าง แต่มิใช่ว่าเรื่องที่เตรียมมายังไม่หมดจะต้องต่อเวลาคงมิใช่ หมายความว่า การบริหารจัดการจะต้องคิดว่าจะทำอย่างไรโดยใครก็ได้แต่ให้การงานสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้เป็นใช้ได้มิใช่ว่าจะต้องโดยเราเท่านั้นเสมอไป
ที่มาข้อมูล : อมร เสือคำ วารสารวิชาการ ปีที่ 7 ฉบับที่ 4 ตุลาคม - ธันวาคม 2547
https://library2.parliament.go.th/ejournal/content_sn/2547/2_4.pdf
https://www.kroobannok.com/21862
ที่มาเว็บ : https://www.myfirstbrain.com
https://www.kroobannok.com/21862
